Wie Notion Notion nutzt: Erstellen einer modernen und flexiblen Wissensdatenbank

Mit Notion kannst du vieles umsetzen. Das begeistert alle, die mit Notion ihren Arbeitsalltag und ihr Privatleben organisieren. Gleichzeitig fordert es unser internes Team immer wieder heraus!

Wie schafft man es, das Wissen über ein so vielseitiges Tool übersichtlich zu dokumentieren und einfach weiterzugeben?

Im Lauf der Zeit ist unsere Dokumentation zu Notion gemeinsam mit dem Produkt immer weitergewachsen. Alle, die für das Wissensmanagement verantwortlich sind (bei uns übernimmt das unser Customer Experience Learning & Content-Team) kennt die gewisse Ironie darin, dass je mehr man versucht, Informationen zu organisieren, desto komplexer – und manchmal auch unübersichtlicher – werden die Systeme.

Wir merkten plötzlich, dass wir selbst in die von uns sogenannte „Multi-Tool-Falle“ getappt waren.

Unser Team hantierte mit einer ganzen Reihe voneinander unabhängiger Tools, um Anfragen zu bearbeiten, Feedback einzuholen und Inhalte zu veröffentlichen. Kein einziges Tool konnte all das stemmen, was wir eigentlich brauchten. Und das ständige Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Kontexten fordert auch geistig seinen Tribut: Man verliert Zeit bei der Informationssuche, verirrt sich im Tool-Dschungel und arbeitet längst nicht so effektiv, wie es eigentlich möglich wäre.

Deshalb haben wir uns entschieden, unsere Tool-Landschaft zu vereinfachen und unser komplettes Wissensmanagement von Zendesk nach Notion zu holen. Notion hat unsere Teamarbeit grundlegend verändert und das belegen auch die Zahlen:

• Unsere Tools werden jetzt viel aktiver genutzt: Die Nutzung unserer Wissensdatenbank ist um 73 % gestiegen.

• Weniger Reibungsverluste führen zu besserer Stimmung im Team: Die Zufriedenheit ist um 19 % gestiegen.

• Weniger Tools und geringere Kosten: Die Zahl der überflüssigen Tools wurde um 75 % reduziert.

Wirf einen Blick hinter die Kulissen und erfahre, wie wir unser Customer-Experience-Wissen (CX-Wissen) verwalten – sowie ein paar gute Tipps, wie du das im eigenen Unternehmen umsetzen kannst.

Wissen zu dokumentieren ist wichtig, aber es bringt nichts, wenn niemand das Gesuchte findet. Eine der wichtigsten Aufgaben für das Team war es, Wissen leicht auffindbar und zugänglich zu machen.

Genau das war der Anstoß für unsere CX-Wissensdatenbank, die vom Learning & Content-Team gepflegt und weiterentwickelt wird. Dabei handelt es sich um ein Wiki, das gezielt dafür entwickelt wurde, Informationen in einer einfachen und zugleich durchdachten Struktur zu organisieren. „Wissensmanagement lässt sich auf zwei zentrale Elemente reduzieren“, so Kylie Henson, Leiterin des Learning & Content-Teams. „Informationen müssen leicht auffindbar und gut organisiert sein – aber genauso wichtig ist, dass man sich auf sie verlassen kann.“

Und so funktioniert es:

• Im Wissenshub findest du eine umfangreiche Datenbank mit Hunderten von Seiten zu allen vorstellbaren Notion-Themen – von hilfreichen Tipps rund um vorgeschlagene Änderungen bis zum Kauf von Vorlagen im Marketplace.

• Alle Seiten sind mit Tags versehen und in „Sammlungen“ gruppiert, damit du schnell findest, was du suchst – und das Ganze sieht dabei auch noch richtig gut aus. Außerdem gibt es einen „Featured“-Bereich, in dem die beliebtesten und neuesten Artikel hervorgehoben werden, so bist du immer auf dem neuesten Stand.

Dieses zentrale Repository erfüllt einige wesentliche Aufgaben für das Team.

1. So haben immer die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen. Zum Beispiel gibt es eine eigene Ansicht für Inhalte zum Enterprise-Plan und eine weitere für alle Fragen rund um die Abrechnung.

2. Das Team behält die volle Kontrolle über veröffentlichte Inhalte: Mit fein abgestuften Berechtigungen wird genau festgelegt, wer Inhalte bearbeiten kann und wer Lesezugriff hat.

3. Außerdem sieht das Team so auf einen Blick, welche Inhalte am meisten genutzt werden und was inzwischen veraltet ist. Aktuelle Seiten werden verifiziert, damit alle wissen, welchen Inhalten sie vertrauen können. Veraltete Inhalte lassen sich so außerdem schneller finden und aktualisieren.

Und hinter all diesen durchdachten Strukturen arbeitet Notion-KI im Hintergrund. Weil das gesamte CX-Wissen in Notion gebündelt ist, können die Agent/-innen mit Notion-KI gezielt nach genau den Infos suchen, die sie brauchen – inklusive Links zu Notion-Seiten, Slack-Unterhaltungen und mehr. Auch an die kleinen Dinge wird gedacht: Notion-KI verbessert zum Beispiel Grammatik und Übersetzungen automatisch, externe Tools wie Grammarly oder spezielle Lokalisierungs-Apps werden dadurch fast überflüssig.

Weil alles Wissen zentral in Notion gebündelt ist, finden Agent/-innen die benötigten Infos im Handumdrehen – und können so schneller und fundierter entscheiden.

Kurz gesagt: So arbeitet ihr vernetzter und immer mit verlässlichen Informationen. Wir sind gespannt, wie sich der Wissenshub weiterentwickelt und was als Nächstes daraus entsteht.

Setzt dein Team schon auf Notion, um weniger Tools zu nutzen und Wissen zentral zu managen? Wir würden gerne sehen, wie ihr das macht! AufLinkedIn oder X freuen wir uns darauf, eure Setups zu sehen und Erfahrungen darüber auszutauschen.